IntraVision

Учёт ТМЦ (товарно-материальных ценностей), склад в Intradesk.

Цели и возможности
В Intradesk в рамках заявок есть возможность:
  • Учитывать(списывать) ТМЦ, которые были затрачены в рамках выполнения заявки.
  • Учитывать услуги (выбор из справочников) по заявке.
  • Учитывать часы, затраченные исполнителем по заявке. Как вручную, так и автоматически.
  • Отчеты:
    • По конкретной заявке - печатная форма всех затрат.
    • По множеству заявок (например, по клиенту за месяц) - затраченных ТМЦ, услуг, часов (с расчетом стоимости при необходимости).
В справочниках хранятся ТМЦ и услуги. При этом, последние представляют собой упрощенный вариант склада. Имеется в виду, что при загрузке данных в справочники есть возможность указывать количество соответствующей номенклатуры на складе и стоимость единицы товара. Соответственно, при списании ТМЦ в заявке есть возможность автоматического контроля наличия остатков.

Используется формулировка «есть возможность» по той причине, что если вы не укажете кол-во в справочнике, то и контролировать Intradesk не будет. Всегда можно прийти к простому варианту использования.

Как это работает?
Покажем на примере.

1. Настройка. Создание и загрузка справочников в ТМЦ. Зайдите Настройки-Справочники-ТМЦ/услуги. В меню два раздела: "Типы" и "ТМЦ/услуги".
«Типы» - это справочники ТМЦ, у них может быть много услуг. В этом разделе их можно создавать, переименовывать, удалять. 
В разделе «ТМЦ/услуги» можно наполнять эти справочники данными. Зайдите в этот раздел, и Вы увидите приблизительно как на рисунке ниже:

 
 

На странице показываются значения из всех справочников сразу. Это может быть неудобно, для этого воспользуйтесь фильтрами. Например, отделить значения справочника Услуг от Справочника ТМЦ:

 
 


Как было написано выше:

а) Есть возможность экспортировать, импортировать значения справочников в и из Excel или через API. Поле номер (№) рекомендуется использовать как внешний номер (артикул, серийный номер) в вашей системе откуда вы импортируете данные ТМЦ/Услуг. Например, номер позиции в 1c. Это означает, что если при импорте продуктовой позиции/услуги, позиция с таким номером уже есть в Intradesk, то она будет замещена той которую вы импортируете.
Например, на периодической основе можно загружать остатки по складу из Excel в Intradesk. В этом случае, в Intradesk будет идти обновление кол-ва единиц, стоимость и даже название (если вы его поменяли) по номеру позиции. Если нет позиции с таким номером, то добавление. Поле номер+тип справочника – это ключ для обновления.

б) Имеется возможность ручного изменения значений справочников

Дополнительно. В версии 2.26 права управления справочниками ТМЦ имеют Пользователи с разрешением менять «Настройки системы». См. карточку роли. Удаление данных из справочников невозможно. Есть только архивирование. Также есть логирование, именно по изменению справочников ТМЦ. В следующих версиях, полномочия прав доступа планируем сделать более гибким.


2. Списание ТМЦ на карточке заявки. На карточке заявки есть пункт меню «Затраты». Через звездочку можно вынести кнопку "Затраты" на панель карточки. В версии 2.25 – это была кнопка «Трудозатраты». Мы обобщили решение, т.к. трудозатраты (часы, списанные по заявке) – это частный случай всех затрат.

 
 


Кликнув по кнопке "Затраты" Вы увидите форму, как на рисунке ниже:

 
 


Если в справочнике ТМЦ/услуги у вас задано кол-во единиц, то при списании в заявке вы увидите уменьшения значения в справочнике. Например, если на складе (задано в справочнике) у вас только 3 блока питания, то и в заявках вы сможете списать только 3 блока питания. При удалении(архивировании), изменении затрат за заявке соответствующее значение остатка на складе обновляется.

Дополнительно. Права на управление списанием затрат в версии 2.26 определяются по полю «Трудозатраты». Права на поле «Трудозатраты» имеет опции: НЕ ПОКАЗЫВАТЬ, ПРОСМОТР, УПРАВЛЯТЬ СВОИМИ, УПРАВЛЯТЬ ВСЕМИ ТРУДОЗАТРАТАМИ. В версии 2.26 добавление Затрат доступно на любой заявке из всех справочников. В 2.27 планируем сделать настройку используемых справочников от Сервисов, Типов.

3. Отчетность. Использование
Для заявки можно сделать печатную форму, где будут отображаться Затраты.
Настройки-Справочники-Шаблоны печатных форм.
После того как вы настроили правильный шаблон (в нём должен быть макрос %expenses%), на заявке можно будет получить Отчетный документ. Т.е. по клику на «Печатная форма» на карточке заявки получить WORD документ с таблицей данных затрат по заявке (будет в версии 2.27).

В разделе отчеты есть отчет «Отчет по затратам». Можете воспользоваться стандартными инструментариями (сохраненные фильтры, экспорт в Excel), чтобы получить нужный отчет. Например:
«Все затраты, за прошлый месяц, только по закрытым заявкам по конкретному клиенту». С суммированием часов и денег.
трудозатраты, активная заявка
ТМЦ