Инструкция по Базе знаний
Эта инструкция поможет вам создавать разделы и статьи в Базе знаний.
1. Создание раздела (папки)
Все статьи в Базе знаний хранятся в разделах. Чтобы создать раздел:
Нажмите кнопку «Создать».
В открывшейся форме укажите название раздела и, при желании, описание.
Сохраните раздел.
2. Настройка раздела: «Редактировать папку»
В этом меню вы можете изменить название, описание, а самое главное — настроить права доступа для пользователей, подразделений или сервисов.
Выберите раздел и нажмите «Редактировать папку».
Чтобы добавить пользователя, нажмите «Добавить» в блоке «Пользователи». Откроется окно выбора.
Выберите сотрудника (например, «Беляева Анна») и назначьте ему роль в этом разделе.
Читатель: Может только просматривать статьи.
Редактор: Может создавать и редактировать статьи.
Администратор: Полные права на раздел (управление статьями и правами доступа).
Роль можно изменить или удалить прямо в меню редактирования раздела. Аналогичным образом настраивается доступ для целых Подразделений и Сервисов.
3. Создание статьи: «Создать документ»
Это основной инструмент для наполнения Базы знаний.
Находясь в нужном разделе, нажмите «Создать документ».
Укажите название статьи.
Заполните описание с помощью полнофункционального текстового редактора.
Дополнительные настройки статьи:
Теги: Укажите ключевые слова для быстрого поиска и связи статей. Все теги системы отображаются в общем списке, где их можно создать и отредактировать (например, добавить синонимы).
Публикация: Отметьте галочкой «Опубликовать», чтобы статья была видна всем пользователям с доступом к разделу.
Файлы: Прикрепите необходимые файлы к статье.
Рейтинг: Чем выше рейтинг, тем выше статья в списках. Рейтинг автоматически увеличивается, когда ссылку на статью вставляют в комментарий к заявке.
Не забудьте сохранить статью после заполнения всех полей.
4. Информирование пользователей: «Выполнить рассылку»
Эта функция позволяет быстро проинформировать пользователей о новой или важной статье.
В списке статей отметьте галочкой нужные статьи (можно несколько).
Нажмите кнопку «Выполнить рассылку».
Откроется форма отправки. Текст письма можно редактировать. Используйте макросы из раздела «Настройки» → «Шаблоны Email/Push/SMS».
Отметьте галочками пользователей, подразделения или сервисы, которым нужно отправить ссылку на статью.
Нажмите «Выполнить рассылку».